01.10.2020

Die digitale Gästeregistrierung

Digitale Lösungen statt Zettelwirtschaft für die Gästeregistrierung: DSGVO-konform und die Daten sind bei notwendigen Contact Tracings sofort verfügbar. Ein kurzer Ein- und Überblick.

Marketing-Spezialist eyepin bietet mit „SafeGuest“ ein kostengünstiges und datenschutzrechtlich sicheres Service. Gäste können mit ihrem Mobiltelefon einfach einen QR-Code am Tisch abscannen, ihre Kontaktdaten eingeben und sind somit registriert. „Der Gast braucht in der Regel weniger als eine Minute, um seine Daten einzugeben und für den Lokalbetreiber bietet SafeGuest eine Übersicht, welcher Tisch bereits seine Daten bekanntgegeben hat. Dazu braucht es weder die Installation einer Software noch einer App. Einfacher geht es nicht“, erklärt Franz Kolostori, Geschäftsführer von eyepin. www.eyepin.com/de/safeguest

Die Ottakringer Brauerei und der Getränkefachgroßhändler Del Fabro Kolarik bieten ihren Gastro-Partnern ebenfalls eine kostenlose digitale Lösung an: Durch die Verwendung eines QR-Codes als Registrierungstool soll den Gastronomen ein administrativer Aufwand erspart werden. Gleichzeitig ist es ein Zusatz-Angebot für jene Gäste, denen das digitale Ausfüllen lieber ist, als das handschriftliche. Die Gastro-Partner melden sich kostenlos unter gaesteregistrierung(at)ottakringer.at bzw. gaesteregistrierung(at)delfabrokolarik.at an. Im Anschluss wird ein individueller QR-Code übermittelt, der wiederum an die Gäste weitergeben werden muss, indem man ihn beispielsweise ausgedruckt auf den Tischen platziert. Über den QR-Code gelangen die Gäste ganz einfach zu einer Eingabemaske, in die sie alle behördlich geforderten Daten eingeben – ohne Software-Installation oder App.

Die Österreichische Hoteliervereinigung (ÖHV) bietet mit darfichrein.at ein günstiges und sicheres Tool an, das sich schon in der Praxis – konkret bei der DEHOAG Bayern – bewährt hat. Der Betrieb registriert sich unter darfichrein.at und erstellt eine beliebige Anzahl an QR-Codes, einen pro Lokal, pro Raum oder pro Tisch. Beim Betreten des Lokals scannt der Gast den QR-Code mit dem Smartphone, gibt einmalig die Kontaktdaten an und erhält ein Check-In-Ticket. Haben Gäste kein Smartphone dabei, stellt der Gastgeber ein hauseigenes desinfiziertes Tablet zur Verfügung. Die Information wird verschlüsselt auf einen Server der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) übertragen und gespeichert. Mehr Infos unter: www.oehv.at/darfichrein

Auch Tiroler Entwickler von der Firma 2getmore haben für die digitale Gästeregistrierung eine schnelle, unbürokratische und nachhaltige Lösung gefunden: gästekartei.at. Gäste scannen einen QR-Code mit ihrem Smartphone und gelangen automatisch auf die Seite mit dem Formular. Anschließend füllen sie den Fragebogen aus, die Begleitung bzw. Gruppe kann von einer Person eingetragen werden, sodass nicht jeder am Tisch den Vorgang wiederholen muss. Alternativ kann, um die Notwendigkeit von zwei Systemen zu vermeiden, der Wirt/die Servicekraft den Gast eintragen damit auch Personen ohne Smartphone berücksichtigt werden können.

Der Tourismusverband St. Anton am Arlberg nutzt das digitale Gästebuch der mtms Solutions (mtms.at/). Für eine Registrierung muss keine App installiert werden, sondern es ist ausreichend, nur einen QR Code beim Betreten des Lokals oder z.B. Sportplatzes mit dem Handy zu scannen. Jeder Gastronomie- oder sonstige Betrieb erhält dabei einen individuellen QR Code. Am Smartphone öffnet sich eine Seite, bei der der Gast zwischen einer Registrierung per SMS oder WhatsApp wählen kann. Für Familien kann hier zudem die Anzahl der Familienmitglieder eingeben werden. Es öffnet sich dann die gewählte Applikation und der Gast muss lediglich auf „Senden“ klicken und schon erhält man die individuelle Begrüßungsnachricht des jeweiligen Betriebes. Neben dem CheckIn gibt es auch die Möglichkeit eines CheckOuts. Dies ist neben der starken Eingrenzung der möglichen Kontaktpersonen im Falle des Contact-Tracings auch im Hinblick auf einstellbare Kapazitätslimits wichtig.

Digitale Lösung statt Zettelwirtschaft auch mit www.gast-checkin.at, das in Wien entwickelt wurde. Gemeinsam mit der DIAMIR Holding hat die Figlmüller Group das Online-Tool entwickelt. „Die Sicherheit unseres Teams und unserer Gäste hat oberste Priorität. Wir wollten eine Lösung, die einen wirklichen Mehrwert bietet und von den Gästen leicht zu bedienen ist“, berichten die Gastronomen Hans und Thomas Figlmüller. Auch bei dieser Lösung scannen Gäste einen QR-Code mit ihrem Smartphone und geben ihre Daten im Online-Formular ein. Sind sie bereits einmalig hinterlegt, müssen sie nur bestätigt werden. Uhrzeit und Datum werden automatisch erfasst. Die monatliche Lizenzgebühr beträgt ab 29 Euro und ist damit für jeden Betrieb leistbar. 

free-key #besafe (www.free-key.eu) ist an die individuellen Kundenbedürfnisse sowie das jeweilige Corporate Design anpassbar. Der Gast gelangt mittels bereitgestelltem QR-Code zur personalisierten Anmeldemaske und übermittelt alle notwendigen Daten – unkompliziert und ohne App oder Software-Installation. „Mit free-key #besafe sind außerdem noch zusätzliche Services wie die Darstellung einer digitalen Speisekarte oder Ähnlichem möglich. Die Software wirkt sich nicht nur zeitsparend und arbeitserleichternd aus, sondern minimiert das Infektionsrisiko bzw. die Infektionsverbreitung“, erklärt Firmenchef Walter Innerebner.

 

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